Лабораторна робота №5. Конструювання звітів.
Засоби проектування знітів MS Access призначені для створення макета звіту яким здійснюється виведення даних з таблиць у вигляді друкованого документа. Ці засоби дозволяють конструювати звіт складної структури, що забезпечує виведення взаємозв'язаних даних з багатьох таблиць.
Засоби конструювання звіту дозволяють групувати дані за декількома рівнями. Для кожного рівня можуть здійснюватися групові обчислення, визначатися заголовки та примітки. Звіт може створюватися в режимі Майстра або Конструктора звітів. Звіт, створений Майстром, можна доопрацювати в режимі Конструктора. При виведенні в звіті даних з багатьох таблиць основою для звіту може бути багатотабличний запит.
4.1. Основи конструювання звітів
При створенні звіту в режимі конструктора у вікні спочатку відображаються порожні розділи звіту, як показано на мал.4.1. Панель елементів, яка активно використовується при конструюванні звіту, аналогічно до панелі елементів, що використовується при розробці форм.
EMBED Visio.Drawing.6
Мал. 4.1. Розділ звіту
Наявність розділів визначається командою меню Вид (View) Колонтитулы (Page Header∕Footer) Вид (View) Заголовок∕Примечание отчета (Report Header∕Footer). Для цих же цілей можна використовувати відповідні кнопки панелі інструментів Конструктора звітів.
В заголовку розміщуються титульні дані звіту. В колонтитулах - заго ловки, дати та номери сторінок. При визначенні змісту цих розділів слід виходити з вимог до оформлення окремих сторінок звіту.
При необхідності групування записів у вікно Конструктора звітів мо жуть бути добавлені розділи Заголовок группы (Report Header) та Примечание группы (Footer). В примітці групи можуть бути розміщені вирази для підве дення підсумків по групі. Допускається до 10 рівнів групування записів
Поля зі значеннями, що не повторюються, розміщують в Области данных (Detail), якій можна надати вигляду таблиці. Поля зі значеннями, що повторюються (використовуються для групування записів) доцільно розміщувати в заголовку групи
Елементами розділів звіту, крім полів таблиць чи запитів, на основі яких будується звіт, є також тексти підписів, лінії, прямокутники і т.п. Для створення цих елементів є відповідні кнопки на панелі елементів.
Для кожного елемента, а також розділу чи звіту в цілому, можуть бути уточнені властивості. Технологія розміщення елементів та визначення їх вла стивостей практично така ж, як і в Конструкторі форм.
Розглянемо технологію створення однотабличного звіту па прикладі отримання списків студентів по групах. Нехай макет звіту, що формується, повинен мати вигляд у відповідності до мал.4.2. На макеті показано офор млення списку студентів для однієї групи. У звіті повинні послідовно зі свої ми заголовками виводитися списки студентів для кожної групи.
При формуванні звіту необхідно обчислити середній прохідний бал для кожної групи. Записи повинні виводитися в порядку зростання номера сту дента в групі.
У вікні бази даних виберемо закладку Отчсты (Reports) та натиснемо кнопку Создать (New). У вікні Повый отчет (New Reports) виберемо табли цю Студент, яка буде джерелом даних для звіту. У цьому ж вікні вибираємо режим Конструктор (Design).
Якщо у вікні Конструктора звітів, що відкрилося, немає розділу Заголовок отчета (Report header), добавимо його за допомогою команд Вид Заголовок /Примечание отчета (Report Header∕Footer).
Виконаємо групування за полем Номер группы. Дня цього натиснемо кнопку Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) на панелі інстру ментів Конструктора та заповнимо поля вікна, що відкрилося, як показано на мал. 4.3.
У вікні буде представлено поле Номер групи, за яким визначене групування. Для створення в звіті заголовка та приміток групи у відповідних рядках області властивості групи в вікні вибрано Да (Yes). Якщо у властивостях групи було поставлено Нет (No) як в рядку заголовка так і в рядку приміток, то визначається тільки сортуванням за цим полем. Після визначення групування у ві...
